Informations générales

Référence

2022-651  

Description du poste

Intitulé du poste

Facility Admin & Document Team Leader

Type de contrat

CDI

Temps de travail

Temps plein

Activités / Missions

Acteur financier de référence au Luxembourg depuis plus de 100 ans, la Banque de Luxembourg accompagne trois types de clients : les clients privés, les clients entreprises de type familial et les clients professionnels issus des métiers de la gestion d'actifs.

Notre département « Facility» a en charge la gestion technique, sécuritaire et financière du parc immobilier et des espaces verts de la Banque ainsi que les services annexes fournis pour assurer le bien-être des employés.

Il s'occupe également de l'aménagement des espaces de travail, de la sécurité physique des biens et des personnes et du support bureautique des employés par un service desk centralisé.

En tant que Facility Admin & Document Team Leader vous assurez la supervision de l'équipe Support Administratif (4 collaborateur·trices) et de l'équipe Document Management (7 collaborateur·trices) et vous soutenez le Head of Facility Management dans son quotidien.

Votre rôle de Team Leader vous amènera à :

• Coordonner et organiser les différentes activités de l'équipe Admin afin de garantir un support aux activités du département Facility en assurant le suivi de la facturation, des commandes, des contrats et des inventaires, …
• Coordonner et organiser les différentes activités de l'équipe Document Management afin de garantir un support aux activités documentaires de la Banque en assurant le suivi des archives, du courrier et des impressions spécifiques.
• Créer un environnement d'équipe inspirant et motivant où la culture du feedback est développée.

Votre rôle de soutien au Head of Facility Management vous amènera à :

• Contribuer activement à l'élaboration de cahiers des charges ou d'appels d'offres afin de garantir des prestations de services à la hauteur de nos exigences.
• Négocier les contrats avec nos prestataires suite à la réception des différentes offres et en réaliser le suivi de la relation contractuelle.
• Participer activement à l'activité RSE en mettant en place des tableaux de bord et en intégrant cet aspect dans notre politique d'achat afin de poursuivre nos efforts environnementaux.
• Prendre en charge l'activité RGPD du département afin de garantir le respect des bonnes pratiques en termes de confidentialité.

Profil

• Vous disposez d'une expérience confirmée d'au moins 10 ans dans une fonction similaire.
• Vous avez à cœur de fournir un service de très haute qualité et de développer une relation privilégiée avec vos client·es internes et nos prestataires externes.
• Vous avez déjà géré des équipes et êtes reconnu·e pour votre capacité d'écoute et votre capacité à impliquer et responsabiliser vos collaborateur·trices.
• Vous savez analyser et négocier, notamment dans le cadre de RFP.
• Vous êtes un·e bon·ne planificateur·trice, qualité essentielle à démontrer dans le cadre de potentiels déménagements.
• Une première expérience en RGPD ainsi qu'en Document Management sera considérée comme un atout.

Convaincu·es que notre diversité fait notre force, nous sommes signataires de la Charte de la Diversité, Lëtzebuerg. Attentifs à l'égalité des chances, nous nous engageons à travers des actions concrètes, notamment en faveur des jeunes talents, des femmes, des collaborateurs seniors…

Vous souhaitez …

• Rejoindre des équipes composées de femmes et d'hommes d'horizons multiples, aux parcours et compétences complémentaires ;
• Vous développer dans un cadre de travail respectant l'équilibre vie privée-vie professionnelle ;
• Évoluer dans un environnement propice à l'épanouissement de tous les talents…

Adressez-nous votre CV accompagné d'une lettre de motivation via notre Espace Candidats. Pour information, un extrait du casier judiciaire de moins de 2 mois vous sera demandé avant la conclusion de tout contrat de travail.