Notice d'information aux candidats

Cher Candidat, chère Candidate,

Vous êtes sur le point de soumettre votre candidature et d’intégrer le processus de recrutement de Banque de Luxembourg  (telle que définie ci-après).
À cette occasion, un certain nombre de vos informations personnelles seront traitées.
La présente notice vous informe sur les modalités de collecte, de gestion et de conservation de vos informations personnelles ainsi que sur les droits dont vous disposez à cet égard.
Au sens de la présente notice d’information, il y a lieu d’entendre par :
-    « informations personnelles » : toute information sur base de laquelle il est possible de vous identifier de manière directe (p.ex. nom, prénom, etc.) ou indirecte (p.ex. numéro de matricule, adresse, etc.),
-    « traitement » : toute opération ou ensemble d’opérations portant sur vos informations personnelles telles que notamment la collecte, l’enregistrement, la transmission ou la destruction.
-    « Banque de Luxembourg » ou « la Banque » : la société anonyme Banque de Luxembourg S.A. ayant son siège social sis L-2449 Luxembourg, 14, Boulevard Royal (n° RCS B5310), ainsi que ses succursales et filiales qui sont situées au Luxembourg ou dans un autre pays de l’Espace Economique Européen.  

1.    Quelles informations personnelles me concernant seront utilisées ?

Le traitement portera notamment sur les catégories d’informations personnelles suivantes :
-    Données d’identification : nom, prénom(s), adresse, coordonnées téléphoniques, adresse électronique, photo (si incluse dans votre CV), etc.
-    Données administratives : date et lieu de naissance, permis de travail / séjour, extrait de casier judiciaire etc.
-    Données professionnelles : CV, lettre de motivation, diplômes/certificats, références professionnelles, recommandations, etc.
-    Données académiques : convention de stage, certificat de scolarité, etc.
-    Autres données incluses dans les documents que vous fournirez : p.ex. loisirs (si mentionné dans votre CV).
En cas d’invitation à un second entretien, des informations personnelles additionnelles sont susceptibles d’être exigées. Une notice complémentaire vous sera communiquée au moment de la collecte de ces informations.

2.    Par quels biais mes informations personnelles seront-elles collectées ?

Vos informations personnelles pourront être collectées :
-    directement auprès de vous, notamment sur base des documents que vous fournirez (p.ex. CV, photo, diplômes/certificats, etc.)
-    à partir de vos profils sur les réseaux sociaux professionnels (p.ex. LinkedIn, Google+, etc.)
-    auprès de cabinets de recrutement
-    auprès de l’administration de l’emploi / de votre établissement scolaire
-    auprès d’autres tiers tels que vos précédents employeurs, références professionnelles, etc.

3.    Qui sera responsable du traitement de mes informations personnelles ?

Le responsable du traitement de vos informations personnelles sera :
BANQUE DE LUXEMBOURG S.A.
14, Boulevard Royal
L-2449 Luxembourg L’entité légale auprès de laquelle vous postulez au sein de la Banque agira en qualité de co-responsable de ce traitement et sera dûment représentée à cette fin par Banque de Luxembourg S.A.

La Banque a désigné un Data Protection Officer auquel vous pourrez adresser toute demande d’information et toute question en lien avec l’utilisation de vos informations personnelles à l’adresse électronique  : dpo@bdl.lu  ou par courrier à l’adresse suivante :
BANQUE DE LUXEMBOURG S.A.
à l’attention du Data Protection Officer
14, Boulevard Royal
L-2449 Luxembourg

4.    Dans quels buts et sur quelles bases légales mes informations personnelles seront-elles utilisées ?

Vos informations personnelles seront utilisées aux fins :
-    d’enregistrer votre candidature dans nos systèmes informatiques dédiés et notamment, créer votre Espace Carrière
-    d’analyser et d’évaluer votre profil professionnel et/ou votre candidature en vue d’un éventuel recrutement
-    de procéder à une vérification de vos antécédents, de votre historique professionnel et de vos diplômes / certificats
-    de satisfaire à nos obligations légales et règlementaires
-    de communiquer avec vous tout au long du processus de recrutement
-    de vous contacter ultérieurement pour d’autres opportunités d’emploi au sein de la Banque en cas de candidature infructueuse (cf. section 9 ci-dessous)
-    d’évaluer la conformité de nos procédures de recrutement à nos valeurs éthiques et règlementations internes
-    le cas échéant, de constater, d’exercer ou de défendre les droits de la Banque en justice.

L’utilisation de vos informations personnelles par la Banque est fondée sur :
-    votre consentement (le cas échéant, il sera collecté par le biais d’une déclaration séparée)
-    les intérêts légitimes poursuivis par la Banque tel que notamment, celui de répondre à ses besoins opérationnels en procédant à des recrutements, d’apprécier et d’évaluer la compatibilité du profil des candidats en vue de d’éventuelles propositions d’embauche, etc.
-    la nécessité d’exécuter les mesures précontractuelles sollicitées par l’envoi de votre candidature, dans l’hypothèse où nous souhaiterions ultérieurement vous soumettre une proposition d’embauche
-    la nécessité de respecter nos obligations légales et règlementaires (p.ex. vérification de l’honorabilité des candidats, prévention du risque de blanchiment de capitaux et des conflits d’intérêts, etc.)

5.    La communication de mes informations personnelles est-elle obligatoire ?

La communication de vos informations personnelles est facultative.
Toutefois, à défaut de disposer des données essentielles à votre identification (p.ex. nom, prénom, coordonnées de contact, etc.), à l’évaluation de vos compétences, de votre statut administratif (p.ex. CV, historique professionnel et académique, diplômes/certificats, autorisation de séjour/travail, etc.) et de votre honorabilité (p.ex. casier judiciaire), nous ne serons pas en mesure de prendre votre candidature en considération de sorte que le processus de recrutement ne sera pas poursuivi.

6.    Qui aura accès à mes informations personnelles ?

Aux fins d’atteindre les finalités décrites à la section 4 ci-dessus, différentes parties prenantes, au sein et à l’extérieur de la Banque, pourront accéder à vos informations personnelles.

6.1.    Accès à vos informations personnelles au sein de la Banque

Seules les personnes sous l’autorité de la Banque et dont la fonction le justifie auront accès à vos informations personnelles, à savoir :
-    l'équipe en charge du recrutement
-    les responsables des départements au sein desquels le poste à pourvoir est rattaché
-    le cas échéant, le ou la Compliance Officer, le ou la Data Protection Officer
-    le cas échéant, les collaborateurs des départements juridique, audit et informatique
-    le cas échéant, les membres de la direction

6.2.    Accès à vos informations personnelles à l’extérieur de la Banque

Seuls les tiers mandatés par la Banque et dont la fonction le justifie auront accès à vos informations personnelles, à savoir :
-    les cabinets de recrutement
-    les prestataires de services de vérification des antécédents, de services juridiques
-    les prestataires de services de maintenance informatique
-    le cas échéant, les autorités administratives ou judiciaires en vertu des lois applicables.

7.    Banque de Luxembourg recourt-elle à des décisions automatisées ?

La Banque ne recourt pas à des décisions automatisées pour la sélection ou l’évaluation des candidatures. En cas de recours à une mesure de sélection automatisée (p.ex. tests de recrutement), une intervention humaine est systématiquement associée au processus décisionnel.

8.    Mes informations personnelles seront-elles transférées vers des pays tiers se trouvant en dehors de l’Espace Économique Européen ?

La Banque n’envisage pas de transférer vos informations personnelles vers un pays tiers situé hors de l’Espace Économique Européen.
Toutefois, si un tel transfert devait s’opérer, seul·es les destinataires (1) situé·es dans un pays tiers offrant un niveau adéquat de protection de vos informations personnelles ou, (2) liés par des conventions intégrant les clauses types proposées par la Commission Européenne, telle que modifiée portant sur la protection à vos données personnelles, seront susceptibles de se voir communiquer vos données.
Le cas échéant, l’information concernant notamment les garanties appropriées en place seront mises à votre disposition.

9.    Pendant combien de temps mes informations personnelles seront-elles conservées ?

Dans l’hypothèse où votre candidature n’était pas retenue et sauf opposition de votre part, les données afférentes seront conservées pendant une durée de deux ans à compter du dépôt de la candidature pour d’éventuelles opportunités futures au sein de la Banque.

Un rappel automatique de la suppression de votre dossier de candidature sera adressé à l’adresse électronique enregistrée dans votre Espace Carrière dans les 60 (soixante) jours précédant l’expiration de ce délai.

En tout état de cause, vos informations personnelles seront conservées pour une durée n’excédant pas la période nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles auront été collectées sans préjudice des durées de conservation prescrites par la loi et la règlementation.

10.    Quels sont mes droits au regard de l’utilisation de mes informations personnelles ?

Dans le cadre du traitement de vos informations personnelles, et sous réserve que les conditions légales afférentes soient réunies, vous disposez du droit :
-    d’accéder et d’obtenir copie des informations personnelles vous concernant (droit d’accès)
-    d’obtenir la rectification de vos informations personnelles inexactes ou incomplètes (droit de rectification) – vous pouvez, à tout moment, rectifier ou mettre à jour les informations personnelles enregistrées dans votre Espace Carrière
-    d’obtenir l’effacement de vos informations personnelles (droit à l’effacement)
-    de vous opposer au traitement de vos informations personnelles (droit d’opposition)
-    d’exiger la limitation du traitement de vos informations personnelles à certaines opérations, telle que la conservation (droit de limitation)
-    de solliciter le transfert de vos informations personnelles à un autre responsable de traitement (droit à la portabilité)
-    d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données (p.ex. Commission Nationale pour la Protection des Données (« CNPD ») au Luxembourg).
Pour toute utilisation de vos informations personnelles fondée sur le consentement, nous vous informons que vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans conséquence préjudiciable.

Toute demande concernant l’exercice de vos droits devra être adressée au Data Protection Officer à l’adresse électronique dpo@bdl.lu ou à l’adresse suivante :

BANQUE DE LUXEMBOURG S.A.
à l’attention du Data Protection Officer
14, Boulevard Royal
L-2449 Luxembourg