Informations générales

Référence

2025-1075  

Description du poste

Intitulé du poste

IT Project & Administrative Support Officer

Type de contrat

CDI

Temps de travail

Temps plein

Activités / Missions

Le Centre d'Expertise Technologique de la Banque de Luxembourg accompagne la Banque de Luxembourg - et les 8 autres entités de banques privées en Europe, en Asie et en Océanie - dans leurs projets de transformation et dans la conception et le développement de solutions innovantes pour demain.

Au sein de cette entité de près de 200 collaborateurs·rices, le service Account & Project Management organise et suit la planification et l'exécution de la roadmap des projets informatiques. Il gère également la relation entre le département IT et les différentes filiales & succursales du groupe qui bénéficient de ses services.

A ce titre et suite à un départ à la retraite, nous recherchons actuellement un·e IT Project & Administrative Support Officer qui aura pour mission d'accompagner le management du département informatique dans la coordination opérationnelle de l'activité quotidienne, des projets ainsi que dans la gestion administrative de leurs équipes.

Pour ce faire, vos prérogatives sur le volet project management et gouvernance associée seront de :
• Coordonner la préparation et la mise à jour du calendrier, des comités et du portefeuille projets afin d'assurer un suivi rigoureux des échéances et des priorités.
• Collecter, consolider et vérifier les indicateurs IT afin de produire des tableaux de bord et des rapports de suivi d'activité pertinents.
• Mettre à jour les indicateurs de suivi des dépenses IT et contribuer à la planification budgétaire afin d'assurer une gestion financière maîtrisée.
• Structurer et faire maintenir à jour la documentation IT (politiques, procédures, documentations techniques) afin de garantir un accès rapide et fiable à l'information.

Dans un registre lié la gestion administrative des équipes informatiques vous serez amené e à :
• Assurer la gestion administrative des entités clientes et fournisseurs afin de garantir un suivi optimal des contrats et de la facturation.
• Assurer un relai avec les Ressources Humaines afin de faciliter la gestion des temps (congés, absences, heures supplémentaires) et l'organisation des formations.
• Organiser l'accueil des nouveaux collaborateurs et gérer les logistiques (fournitures, déplacements professionnels) du département afin d'aider à fournir un cadre de travail accueillant et efficace.
• Proposer des améliorations des processus administratifs et organisationnels afin d'accroître l'efficacité et la fluidité des opérations du département.

Profil

Diplômée en Informatique, Gestion de projet ou comptabilité, vous disposez d'une expérience pertinente sur des rôles d'assistant·e chef de projets, project management office ou support administratif informatique.

• Vous êtes familier·e avec l'environnement d'un département informatique & les activités qui en découlent.
• Vous êtes conscienceux·se, méticuleux·se & avez le sens du détail.
• Votre assertivité vous permet de récupérer des informations de qualités en temps et en heure auprès de vos interlocuteurs·trices.
• Vous remontez les informations pertinentes en temps et en heure à votre hierarchie.
• Vous êtes parfaitement bilingue en français (C2) et maitrisez l'anglais (C1).
Convaincu·es que notre diversité fait notre force, nous sommes signataires de la Charte de la Diversité, Lëtzebuerg. Attentifs à l'égalité des chances, nous nous engageons à travers des actions concrètes, notamment en faveur des jeunes talents, des femmes, des collaborateurs seniors…
Vous souhaitez …

• rejoindre des équipes composées de femmes et d'hommes d'horizons multiples, aux parcours et compétences complémentaires
• vous développer dans un cadre de travail respectant l'équilibre vie privée-vie professionnelle
• évoluer dans un environnement propice à l'épanouissement de tous les talents…

Adressez-nous votre CV accompagné d'une lettre de motivation via notre Espace Candidats.

Pour information, un extrait du casier judiciaire de moins de 2 mois vous sera demandé avant la conclusion de tout contrat de travail.